プライバシーポリシー

I. はじめに

個人情報保護に関する基本方針

アジアクリーン協同組合（以下「当組合」）は、技能実習生の受け入れ支援を主たる事業として遂行しており、この事業活動において、お客様、技能実習生、採用応募者、その他関係者の皆様からお預かりする個人情報の重要性を深く認識しております。個人情報は、個人の尊厳に関わる極めて重要な情報であり、その適切な保護は当組合の事業活動の根幹をなすものと位置づけております。

当組合は、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」）その他の関連法令、個人情報保護委員会が定めるガイドライン、およびその他の規範を厳格に遵守いたします。これにより、個人情報の適正な取得、利用、管理、および保護に努めることを基本方針としております。特に、当組合の事業は、言語や文化の異なる外国人技能実習生の支援を伴うため、単なる法的遵守を超えた倫理的責任が求められます。このため、本プライバシーポリシーでは、法令順守の姿勢に加え、関係者、特に技能実習生の皆様の個人情報を厳格に保護し、信頼を築くことへの強い決意を表明いたします。

プライバシーポリシーの適用範囲

本プライバシーポリシーは、当組合が事業活動において取得する全ての個人情報に適用されます。これには、当組合のウェブサイトを通じて提供されるサービスを通じて取得される情報、書面、電話、電子メール、およびその他の手段を通じて取得される情報が全て含まれます。当組合は、本プライバシーポリシーをウェブサイトのトップページから容易にアクセスできる場所に設置し、個人情報保護への取り組みを明確に表示することで、透明性を確保します。

II. 個人情報の定義

当組合における「個人情報」とは、個人情報保護法に定める「個人情報」を指します。具体的には、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、電話番号、メールアドレス、住所、その他の記述等により特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む）を指します。この明確な定義は、当組合が保護の対象とする情報の範囲を明確にし、利用者にとっても何が保護される個人情報に該当するのかを理解しやすくするために不可欠です。

III. 個人情報の取得と利用目的

取得する個人情報の種類

当組合が取得する個人情報の主な種類は、以下の通りです。これらの情報は、当組合の事業内容に照らして、必要最小限の範囲内で適法かつ公正な手段によって取得されます。

連絡先情報: 氏名、住所、電話番号、メールアドレス、会社名、部署名、役職など。
お問い合わせ・サービス利用に関する情報: お問い合わせ内容、ご相談内容、サービス利用履歴、アンケート回答など。
技能実習生に関する情報: 氏名、生年月日、国籍、性別、学歴、職歴、健康状態、家族構成、日本語能力、在留資格、パスポート情報、ビザ情報、入国・帰国履歴など。特に、技能実習生の「健康状態」に関する情報は、個人情報保護法において「要配慮個人情報」に該当する可能性があり、その取得には特段の配慮と原則として本人の同意が必要です。当組合は、このような機微性の高い情報の取り扱いには、より慎重に取り組みます。
受入企業に関する情報: 企業名、所在地、連絡先、担当者名、業種、受入職種、受入人数、事業内容、採用ニーズ、取引履歴など。
採用応募者に関する情報: 氏名、連絡先、学歴、職歴、資格、志望動機、面接記録など。

個人情報の利用目的

当組合は、個人情報保護法に基づき、個人情報の利用目的をできる限り具体的に特定し、明示いたします。利用目的を明確にすることで、個人情報の不適切な利用を防ぎ、透明性を確保します。

当組合が取得する個人情報の利用目的は、以下の通りです。

当組合の事業活動における利用:
- 当組合のサービス（技能実習生の採用支援、雇用後の支援、管理業務、日本語教育、通訳サポート等）の提供および運営のため。
- 当組合のサービスに関する情報提供、新機能、更新情報、キャンペーン等のご案内のため。
- 契約の履行、およびこれに付随する連絡、調整、請求業務のため。
- 当組合のサービス向上のためのアンケート調査、分析、統計資料作成のため。
- 当組合のウェブサイトの改善、利便性向上のため。
- 不正・不当な目的でのサービス利用を防止し、適切なサービス提供を確保するため。
お問い合わせ・ご相談への対応:
- お客様からのお問い合わせ、ご相談、資料請求等への回答および対応のため（電話、メール等での本人確認を含みます）。
技能実習生および受入企業に関する業務:
- 技能実習生と受入企業の最適なマッチング支援のため。
- 技能実習生の入国・在留手続き、生活支援、日本語教育、通訳サポート、定期面談、およびその他必要な支援業務の実施のため。
- 受入企業への技能実習生に関する報告、連絡、管理業務のため。
- 技能実習制度に関する情報提供、制度改正等のご案内のため。
採用応募者に関する業務:
- 採用応募者（インターンシップを含む）への採用情報等の提供・連絡のため。
- 当組合での採用選考、合否判定、採用業務管理のため。
- 採用決定後の人事管理および教育の目的のため。
その他、上記に付随する目的:
- 上記の各利用目的に付随する目的で個人情報を利用する場合があります。

これらの利用目的を詳細に定めることで、当組合は個人情報保護法が求める「利用目的の特定」を満たし、個人情報がその目的の範囲内で適切に取り扱われることを保証します。また、これにより、利用者に対して当組合がどのように個人情報を活用するのかを明確に伝え、信頼関係の構築に寄与します。将来的に新たな利用目的が生じる可能性がある場合でも、あらかじめ本プライバシーポリシーに記載しておくことで、その都度個別の同意を得る手間を省き、円滑な事業運営を可能にします.

利用目的の変更

当組合が個人情報の利用目的を変更する場合には、変更後の利用目的を速やかにウェブサイト上で公表またはご本人に通知いたします。

IV. 個人情報の第三者への提供

原則として同意なしの提供禁止

当組合は、個人情報保護法その他の法令に定めのある場合を除き、ご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはありません。この原則は、個人の権利利益を保護し、個人情報が本人の意図しない形で利用されることを防ぐための重要な措置です。

同意なしで提供する場合の例外

以下のいずれかに該当する場合は、ご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供することがあります。これらの例外は、個人情報保護法に明記されており、当組合の事業運営上、特に外国人技能実習生支援において関係機関との連携が必要となる場面で適用される可能性があります。

法令に基づく場合（例：警察や裁判所、その他の政府機関からの召喚状、令状、命令等によって要求された場合、労働者派遣法に基づく相手先への通知等）。
人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき。
公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき。
国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

これらの例外規定を明確にすることで、当組合は法令遵守を維持しつつ、緊急時や公共の利益のために必要な情報提供を適切に行うことができます。特に、技能実習生の在留資格や安全に関わる事柄においては、関係省庁との連携が不可欠であり、これらの規定が実務上の柔軟性を確保します。

V. 個人データの共同利用

当組合は、事業を円滑に遂行するため、個人情報保護法第27条第5項第3号に基づき、以下のとおり個人データを特定の協力会社との間で共同して利用する場合があります。共同利用を行う場合、当組合は、本プライバシーポリシーにおいて、共同利用に関する必要な事項を公表することで、個別の同意を得ることなくデータ共有を行うことが可能となります。これは、当組合が複数の協力会社と連携し、技能実習生の受け入れ支援を包括的に行う上で、効率的かつ法的に適切なデータ共有を可能にする重要な仕組みです。

共同利用に際しては、個人情報保護法が定める以下の項目を明確に示します。これにより、共同利用の対象となる個人データの範囲、共同利用者の範囲、利用目的、および管理責任者を明確にし、利用者の皆様への透明性を確保します。

項目

内容

共同して利用される個人データの項目

氏名、住所、電話番号、メールアドレス、会社名、部署名、役職、お問い合わせ内容、ご相談内容、事業内容、採用ニーズ、サービス利用履歴、技能実習生の受入・管理に関する情報（氏名、国籍、在留資格、日本語能力、健康状態、学歴、職歴、家族構成等、ただし共同利用の目的に必要な範囲に限る）

共同利用者の範囲については、当組合が事業連携を行う個別の企業名を明記しております。これは、特定のグループ企業全体の名称を記載しないという要望に応えつつ、個人情報保護法が求める共同利用者の明確な特定義務を果たすための対応です。これにより、利用者は自身のデータが具体的にどの法人と共有されるのかを正確に把握でき、法的な透明性が保たれます。

VI. 個人情報の安全管理措置

当組合は、個人情報の正確性および安全性を確保するために、個人情報への不正アクセス、紛失、破損、改ざん、漏洩などを防止するため、厳重な管理体制を構築し、以下の安全管理措置を講じます。これは、個人情報保護法が事業者に求める重要な義務であり、特に機微な情報を取り扱う当組合にとって、利用者の信頼を維持するために不可欠な取り組みです。

組織的安全管理措置:
- 個人情報保護に関する社内規程を整備し、個人情報保護管理責任者を設置します。
- 個人情報を取り扱う部署ごとに責任者および担当者を明確にし、個人情報保護体制を確立します。
- 個人情報保護に関する内部監査を定期的に実施し、運用の適切性を確認します。
- 個人情報漏洩等の事案発生時には、事実関係の調査、原因究明、対策立案、再発防止策の実施、および関係者への速やかな連絡を行うための緊急時対応体制を確立します。
人的安全管理措置:
- 全従業員（役員、正社員、派遣社員、臨時雇用者を含む）に対し、個人情報保護に関する定期的な教育・研修を実施し、個人情報保護の重要性および適切な取り扱い方法について周知徹底を図ります。
- 従業員との間で秘密保持に関する誓約書を取り交わし、個人情報保護に関する意識向上と責任の明確化を行います。
物理的安全管理措置:
- 個人情報を取り扱う区域（執務室、サーバールーム等）への入退室管理を徹底し、権限のない者の立ち入りを制限します。
- 個人情報が記録された書類、媒体、および機器（PC、サーバー等）は施錠可能なキャビネットや部屋に保管し、盗難や紛失を防止します。
- 個人情報を含む機器や電子媒体を持ち運ぶ際には、容易に個人情報が判明しないよう適切な措置を講じます。
技術的安全管理措置:
- 個人情報データベース等へのアクセス制御を実施し、アクセス権限を有する者を限定します。また、アクセスログを定期的に確認します。
- 情報システムへの不正アクセス、不正な改ざん、ウイルス感染等を防止するため、適切なセキュリティ対策（ファイアウォール、ウイルス対策ソフトウェアの導入、脆弱性対策等）を講じます。
- 個人データの送受信時には、必要に応じて暗号化等の措置を講じます。
- システムの故障や災害等に備え、個人データの定期的なバックアップを実施し、復旧体制を整備します。

委託先の監督

当組合は、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いの全部または一部を外部に委託する場合があります。この場合、個人情報を適正に取り扱うと認められる委託先を選定し、委託契約において安全管理、秘密保持、再委託の条件等に関する事項を明確に定め、必要かつ適切な監督を行います。これにより、委託先においても当組合と同等の個人情報保護水準が維持されることを保証し、個人情報漏洩のリスクを最小限に抑えます。

VII. 個人情報の開示・訂正・利用停止等

ご本人からの請求への対応

当組合は、ご本人またはその代理人から、ご自身の個人情報について、開示、訂正、追加、削除、消去または利用停止（以下「開示等」といいます）のご請求があった場合には、個人情報保護法の定めに従い、適切に対応いたします。これは、個人情報保護法が定める個人の権利であり、当組合は利用者がこれらの権利を円滑に行使できるよう、明確な手続きを設けております。

本人確認について

開示等のご請求に際しては、個人情報の漏洩防止のため、ご請求がご本人または正当な代理人によるものであることを確認させていただきます。運転免許証、健康保険被保険者証、個人番号カード（マイナンバーカード）、在留カード、パスポート等、当組合が指定する本人確認書類のご提示をお願いする場合があります。ご本人確認ができない場合は、ご請求に応じかねる場合がございます。

手数料について

個人情報の開示請求については、手数料をいただく場合があります。手数料の額およびお支払い方法については、ご請求時に個別にご案内いたします。訂正、追加、削除、利用停止、消去のご請求については、手数料はいただきません。この手数料に関する規定は、開示請求手続きの公平性と、その他の権利行使の障壁を低減することを目的としています。

VIII. 法令、規範の遵守と見直し

当組合は、保有する個人情報に関して適用される日本の法令、個人情報保護委員会が定めるガイドライン、その他規範を遵守いたします。個人情報保護に関する法令や社会情勢は常に変化しており、これに適切に対応することは、継続的な信頼関係を築く上で不可欠です。

本プライバシーポリシーの内容は、当組合の事業内容の変化、法令改正、社会環境やIT環境の変化等に応じて、継続的に見直し、その改善に努めます。この継続的な見直しと改善の姿勢は、当組合が常に最新の個人情報保護対策を講じ、利用者の皆様の個人情報保護に最善を尽くすことを意味します。

IX. お問い合わせ

当組合の個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、ご質問、苦情等については、下記の連絡先までご連絡ください。利用者の皆様からのご意見やご要望に真摯に対応し、個人情報保護体制の改善に役立ててまいります。

連絡先

組合名：アジアクリーン協同組合
住所：〒550-0005 大阪市西区西本町1-7-7　CE西本町ビル10階
電話番号：090-7347-9457
メールアドレス：ウェブサイトのお問い合わせフォームをご利用ください

X. プライバシーポリシーの変更

当組合は、必要に応じて本プライバシーポリシーを改定することがあります。改定されたプライバシーポリシーは、当組合のウェブサイトに掲載された時点から効力を生じるものとします。利用者の皆様には、定期的に本プライバシーポリシーをご確認いただくことを推奨いたします。

アジアクリーン協同組合

​※現在、監理団体許可申請中です。